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El módulo de check-in vive en su propio menú (Check-In, con submenús Configuración de Check-In, Realizar Check-in y Detalles), y cubre dos cosas distintas que puedes marcar por separado para cada participante:
  • Entrega de kit: que el atleta recogió su dorsal, camiseta, chip, etc.
  • Ingreso al evento: que el atleta efectivamente se presentó el día de la carrera — es un registro separado de la entrega de kit.

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Configurar el check-in (opcional)

Antes del evento, en Configuración de Check-In puedes definir:
  • Imagen de fondo de la pantalla de búsqueda (visible para voluntarios en móvil).
  • Instrucciones (opcional) para tu equipo: guías operativas, horarios, excepciones, etc.
  • Ítems del kit (catálogo del evento): la checklist que verá tu equipo por cada participante (gorro, camiseta, dorsal, chip, tatuajes, regalos de patrocinadores, etc.), incluidas las inscripciones en tarifas grupales o por equipos.
  • Matriz por tarifa: una fila por cada tarifa del evento (individual, grupal/equipos, etc.), para definir qué ítems del kit incluye cada una (por ejemplo, que el participante de 5K recibe ciertos artículos que el de 2K no).
Pantalla "Configuración de Check-in" con imagen de fondo, ítems del kit y matriz por tarifa

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Mismo dorsal para equipos

En la configuración de check-in puedes activar Mismo dorsal para todo el grupo. Útil para tarifas por equipos (Ocean Teams): al asignar dorsal a un miembro, el sistema lo propaga al resto del grupo automáticamente.

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Roles para voluntarios

Los voluntarios no necesitan acceso completo al panel de organizador. Crea un rol personalizado con solo el permiso de Check-in y asígnalo a los correos de tu equipo:
1

Crea el rol

Ve a Configuración → Roles y Usuarios → Roles y crea un rol (por ejemplo, “Voluntario check-in”) con el permiso Check-in activado.
2

Limita por evento (opcional)

Puedes restringir el rol a un evento específico para que no vea otros eventos de tu organización.
3

Invita al voluntario

En la pestaña Usuarios, ingresa el correo del voluntario y asígnale el rol. Si no tiene cuenta, recibirá un enlace de invitación.
Ver Configuración de cuenta.

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Realizar el check-in

1

Busca al participante

Escribe en el campo Localizador (busca por localizador, correo, nombre o documento), o pulsa Escanear QR para usar la cámara del dispositivo y leer el código QR del participante.Pantalla de check-in con campo de búsqueda y botón "Escanear QR"
2

Valida el kit

Marca cada ítem de la checklist según lo entregado. Los ítems visibles dependen de la tarifa (matriz por tarifa).
3

Asigna o corrige el dorsal

Si el participante aún no tiene dorsal, puedes asignarlo manualmente en el acto desde la misma pantalla. Ver Asignación de dorsales.
4

Marca las dos fases

Marca Entrega de kit y/o Ingreso al evento de forma independiente. Un atleta puede recoger kit el día anterior pero ingresar al recinto solo el día de la carrera.
Cualquier miembro de tu equipo con el permiso de check-in habilitado puede operar este módulo en simultáneo desde dispositivos móviles (no es un “rol” con nombre fijo, sino un permiso que asignas al crear su rol).

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Panel de control en tiempo real

En el Dashboard del evento verás barras de progreso con el porcentaje de atletas procesados frente al total inscrito:
  • Entrega de kit: participantes con kit entregado / total inscritos (OK).
  • Ingreso al evento: participantes que cruzaron el control de entrada / total inscritos.
Estos indicadores se actualizan conforme tu equipo registra check-ins. Úsalos para coordinar filas, reforzar personal en horas pico o detectar cuellos de botella.

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Cronometraje y chips

Rocky Global opera utilizando únicamente el número de dorsal para la comunicación y seguimiento interno durante el check-in. No es necesario duplicar registros ni ingresar números de chip de cronometradores externos (como Chronotrack) durante el check-in. Si necesitas cruzar dorsales con chips de un proveedor externo, puedes hacerlo al finalizar mediante una columna adicional en la exportación Excel de participantes, sin alterar el flujo de entrega de kit. Ver Integración de cronometraje para conectar la API con plataformas de terceros.

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Detalles (log de actividad)

En Check-In → Detalles puedes consultar y exportar un historial de todas las entregas de kit y entradas al evento registradas (quién, cuándo, y por cuál miembro de tu equipo). No es un panel en tiempo real, pero sí un registro consultable después del evento.